Bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging en privacy
Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente Zaanstad zorgvuldig met (persoons)gegevens omgaat. Hiervoor neemt de gemeente verschillende maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. We meten jaarlijks het niveau van privacy en informatiebeveiligingsmaatregelen ten opzichte van het voorgaande jaar. De gemeente legt hierover verantwoording af in de jaarverslagen. Hierin staan aanbevelingen om een hoger niveau te bereiken. Aanbevelingen uit de rapportages worden in de organisatie opgepakt. Op deze manier hebben we een verbetercyclus waarbij de mate van privacybescherming en informatiebeveiliging mee groeit met de toename van digitalisering en de toename van bedreigingen. Nieuwe Europese wetgeving regelt dit steeds gedetailleerder en vereist dit van de gemeente (NIS2 en AI Act)*. In 2025 gaan we ons voorbereiden op deze nieuwe wetgeving.
* NIS2 = Network Information Security, AI = Artificial Intelligence

Bescherming van gegevens vindt plaats door juridische maatregelen en maatregelen op het gebied van mens, organisatie en techniek. Maatregelen zijn onder andere bewustwording, risico analyses (DPIA’s- data protection impact analyse) uitvoeren, afhandeling van datalekken en rechten van betrokkenen. Transparantie en kennis over wat we doen, met wie en waarom, zodat we dat altijd goed kunnen uitleggen aan de inwoners.
In het kader van informatiebeveiliging zetten we in 2025 in op de volgende drie punten:

• invoering van de NIS2,
• formaliseren van bedrijfscontinuïteitsplannen,
• vergroting van het bewustwordingsniveau van medewerkers.

Als we geen goede maatregelen nemen, lopen we risico’s op het gebied van

• beschikbaarheid, aantasting integriteit en vertrouwelijkheid gegevens;
• geld: Boetes AP, schadevergoeding/ aansprakelijkheid, losgeld, acute herstelacties bij incidenten zoals hacks en datalekken;
• reputatieschade, maatschappelijke schade voor inwoners zoals discriminatie of uitsluiting en Identiteitsdiefstal of -fraude.

Procesmanagement
De bedrijfsvoering krijgt steeds meer te maken met nieuwe wetgeving. Naast de rechtmatigheidsverantwoording en privacywetgeving is er ook wetgeving op komst in het kader van informatiebeveiliging. Dit moet, naast kwalitatief goede dienstverlening, geborgd worden in de processen. Procesmanagement wordt daarom steeds belangrijker. We willen dat verbeteren binnen de bestaande formatie. Als we het inzicht in de uitvoering van de processen vergroten, kunnen we ook efficiënter sturen op verbeteringen.

Integriteit
Het op een duurzame wijze borgen van de integriteit van onze organisatie, vraagt dat ambtenaren en politieke ambtsdragers voortdurend scherp blijven. Met de nieuwe gedragscode voor Politieke Ambtsdragers is er door middel van bijeenkomsten aandacht voor het gesprek over politieke integriteit, vraagstukken en risico's.
Een van die risico's is dat de gemeente doelwit kan zijn van ondermijnende criminaliteit. De gemeente is namelijk interessant voor criminelen, onder andere voor toegang tot diensten, middelen, (persoons)informatie en reisdocumenten. Bewustwording over de risico’s van ondermijning en criminele beïnvloeding (zoals omkoping en intimidatie) is daarom van belang. In 2025 zetten we daar verder op in om de kans op criminele inmenging te verkleinen.

Lokaal, duurzaam en circulair inkopen
De gemeente Zaanstad heeft oog voor lokale ondernemingen en biedt hen kansen op opdrachten. Hiervoor zetten we verschillende instrumenten in zoals te lezen in het strategisch inkoopbeleid. Zaanstad neemt sinds 21 november 2022 wederom deel aan het nieuwe landelijke Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) 2022-2025. Om concreet te maken Zaanstad hier de komende jaren verder invulling aan gaat geven, is eind juni 2024 het Actieplan MVOI 2022-2025 vastgesteld. Daarbij houden we bij onze inkoop rekening met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid, waarbij we een bijdrage kunnen leveren aan de zes strategische opgaven van onze stad.
Voor een duurzame en sociale verandering is borging van duurzaamheid in de hele organisatie nodig. Daarom gaat de gemeente aan de hand van concrete acties deze duurzaamheidsopgave gezamenlijk (intern en met de markt) oppakken, waarbij een langetermijnvisie noodzakelijk is. Zo bieden we niet alleen de markt perspectief voor onze  investeringen, maar kunnen we ook heldere en concrete stappen zetten  om de duurzaamheidsambities te behalen.
We zetten flink in op MVOI door bewustwording en draagvlak binnen de organisatie en we gaan procesmetingen doen om MVOI in het inkooptrajekt te kunnen  monitoren. Verder doen we met verschillende pilots binnen de GWW-sector (Grond-, Weg- en Waterbouw) ervaring op met effectmetingen (CO2 reductie/circulariteit).
Voor social return on investment voeren we de aanbevelingen van de rekenkamer voor de monitoring volledig uit.

Werving en Selectie
Vanaf 2024 bouwen we voort op de employer branding (werkgeversmerk) campagne die eind 2024 van start gaat. Deze campagne speelt een cruciale rol in het versterken van ons imago als aantrekkelijke en inclusieve werkgever. Hiermee kan Zaanstad talent aantrekken dat goed aansluit bij onze organisatiecultuur en waarden.
Een optimale ervaring door sollicitanten blijft ontzettend belangrijk in het gehele werving- en selectieproces. Inclusief werven en selecteren is één van onze speerpunten. Met subsidie vanuit de VNG maken we een start met het ‘objectief selecteren’ om een grotere doelgroep aan te spreken en divers talent binnen te halen.
In het recruitmentproces is het Applicant Tracking System (ATS) ondersteunend. Met een nieuw ATS vanaf 2025 is er extra aandacht voor efficiëntere werkprocessen en het omgaan met privacygevoelige gegevens. Ook krijgt  de website werkenbij.zaanstad.nl een update, met  een aansluiting op het nieuwe zaanstad.nl.

Binden en boeien:
Zaanstad doet er alles aan om medewerkers zich optimaal te laten ontwikkelen en te laten presteren. De basis hiervoor zijn de gesprekken tussen werknemer en leidinggevende over persoonlijke ontwikkeling en de doelstellingen in het werk.
In 2024 is de gesprekscyclus aangepast. Leidinggevende en werknemer hebben nu professionele middelen om dit gesprek goed te voeren. In 2025 gaan we de gesprekscyclus als basis gebruiken voor de strategische personeelsplanning.
Door de gesprekken structureel te voeren, is er een beter beeld van de talenten in de organisatie. Daarnaast helpen  loopbaanadviseurs medewerkers bij het vormgeven van hun ambities.
Met een beter beeld van de talenten en steeds vaker een goed loopbaanadvies krijgen medewerkers meer mogelijkheden om door te groeien.  
Het ontwikkeltraject voor de jonge ambtenaar zijn we in 2024 gestart. In 2025 gaan we dit traject evalueren en aanpassen waar dat nodig is. Daarnaast zijn er ook nog andere groepen collega’s binnen de organisatie die misschien behoefte hebben aan een ontwikkeltraject. Dit gaan we in 2025 onderzoeken.

Vitale medewerkers
In 2025 is er verdere vooruitgang geboekt met planmatig werken op het gebied van verzuim en vitaliteit. Met als doel ons verzuim naar beneden te brengen en de vitaliteit van medewerkers omhoog. Alle afdelingen kregen de opdracht om vitaliteitsplannen op te stellen, en momenteel zijn zij daarmee bezig. In 2025 gaan we de plannen evalueren en bijstellen. We geven vitaliteit voortdurende aandacht en we voeren verbeteringen door. Zo is er nu bijv. een vitaliteitsgesprekskaart als instrument bij het gesprek tussen leidinggevende en medewerker. De kaart kan ons helpen bij het voorkomen van verzuim en het vergroten van de vitaliteit op individueel, team- en organisatieniveau.

Daarnaast werken we  aan de ontwikkeling van nieuw vitaliteitsbeleid en –initiatieven. We zetten in op vergroting van het bewustzijn onder medewerkers over vitaliteit,   denk aan sportevenementen zoals een voetbal- en volleybaltoernooi en deelname aan de Dam tot Damloop. Dat gaan we intensiever inzetten in 2025 met goede communicatie en wellicht acties vanuit het vitaliteitsbeleid.

Daarnaast gaan we twee keer per jaar vitaliteitsweken houden, die bijdragen aan een groter bewustzijn en het versterken van onderlinge verbondenheid.

Leren in en voor het werk
Sinds mei 2024 heeft Zaanstad een eigen leer management systeem (LMS);  we hebben het 'de Zaanstad Academie genoemd. In de Zaanstad Academie wordt nu alles centraal  aangeboden en geregistreerd. In de Zaanstad Academie staan alle trainingen en een groot online leeraanbod voor alle medewerkers (bijvoorbeeld e-learnings en filmpjes), gericht op persoonlijke ontwikkeling, kennis en vaardigheden. Dit aanbod wordt in 2025 steeds aangevuld en we zullen dat regelmatig onder de aandacht brengen bij de medewerkers.
Medewerkers zich natuurlijk ook op andere manieren blijven ontwikkelen door individuele leervragen te bespreken met hun leidinggevenden.
In 2025 komt er zoals ieder jaar een mooi opleidingsprogramma voor en door collega’s tijdens de zomer in de Summerschool.

Arbeidsomstandigheden
Omgaan met agressie & ongewenst gedrag
In 2024 is de ‘Handleiding ongewenst gedrag & agressie door derden’ vastgesteld. De handleiding is een praktische wegwijzer in preventie, omgaan met en het melden en registreren van ongewenst gedrag door derden naar de medewerkers in dienst bij Zaanstad. Ook in 2025 gaan we  veel aandacht besteden aan de  handleiding, bij de afdelingen die geregeld met publiek in contact zijn.  Een belangrijk onderdeel is het zorgvuldig registreren van incidenten in het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR). Hiermee krijgt de organisatie een veel beter beeld van de hoeveelheid en het soort incidenten. Daarmee kunnen we het beleid continu verbeteren en de preventieve maatregelen verbeteren. Een ander belangrijk onderdeel is training. Afdelingen met veel publieke contacten zoals KCC, Burgerzaken en medewerkers werkzaam in de openbare ruimte gaan een training volgen die gericht is op hun werksituatie.

Nieuw ARBO beleid & RI&E’s
In 2024 vonden  diverse risico-inventarisaties en evaluaties (RI&E's) plaats. De Arbowet adviseert  deze periodiek te houden. De aanbevelingen hieruit worden in 2025 verder opgepakt. Dan komt ook  het nieuwe Arbobeleid. Het beleid heeft als doel het continu verbeteren van de arbeidsomstandigheden volgens de ‘plan, do, check, act’- cyclus (PDCA). Hierbij maken we gebruik van de input uit de RI&Es.

In een aantal RI&E’s is als aanbeveling opgenomen om een Periodiek Medisch Onderzoek aan te bieden aan medewerkers die fysiek zwaardere beroepen hebben. Begin 2025 willen we het PMO actief aanbieden aan deze medewerkers bijv. van Openbare ruimte, Straattoezicht en Burgerzaken.

Duurzame Inzetbaarheid
De collega’s bij Openbare ruimte voeren fysiek zwaar werk uit. In 2025 willen we kijken waar en of het werk kan worden verlicht en of doorstroming naar andere functies mogelijk is.

Inhuur
Vast werk laten we zoveel mogelijk door vaste medewerkers doen. Waar dit niet lukt kan (tijdelijk) worden ingehuurd. We verstevigen onze Richtlijn externe inhuur en de sturing daarop. Die richtlijn is het kader voor externe inhuur. En beschrijft wanneer we inhuren, wie we (niet) inhuren, voor hoe lang, tegen welk uurtarief en voor hoeveel uur per week. Zo zetten we externe inhuur op de juiste wijze in.  
Daarnaast brengen we de werkzaamheden van onze inhuurdesk over naar een externe partij. We besteden dat aan en daarmee contracteren we een managed service provider (MSP). Die neemt het proces, de administratie en de rechtmatigheidsrisico’s van inhuur uit handen.

Diversiteit en inclusie
Ook in 2025 willen we diversiteit & inclusiviteit (D&I) blijven stimuleren in onze organisatie en zorgen voor een veilig, inclusief klimaat. We gaan actief op zoek naar divers talent, binnen en buiten de gemeente én zetten hiervoor nieuwe manieren in. Inclusieve werving en selectie (competentiegericht werven en gestructureerd interviewen) wordt een nieuwe werkwijze. We nemen deel aan de pilot Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte van de VNG. Zo delen we ook met andere gemeenten onze kennis en ervaringen. D&I is een vast onderdeel van on-boarding van nieuwe medewerkers. Ook gaan we een ‘diverse talenten’-groep organiseren, die gekoppeld wordt aan een ervaren leidinggevende.

Vanuit het thema D&I blijven we leren in het werk, inspiratiedagen organiseren, teams trainen en workshops geven. Het onderzoek Inclusie (in 2023) is aanleiding om met alle leidinggevenden en hun teams blijvend in gesprek te gaan. Dit onderzoek scherpt ook de keuzes aan voor verdieping op thema’s zoals neurodiversiteit, gender, culturele achtergrond, kansengelijkheid en gelijkwaardigheid. Naast reguliere momenten zijn ook interventies nodig. Om samen de verbinding op dit onderwerp te houden en duidelijke sancties te stellen als het (echt) niet goed gaat. We werken daarbij steeds beter samen met netwerken in de stad.
Ook gaan we onderzoeken hoe we diversiteit & inclusie via onze inkoop steeds meer een plek kunnen geven. Bovendien kan diversiteit & inclusie deels via SROI worden gestimuleerd. Bij elke aanbesteding boven de Europese drempelwaarde wordt gekeken of er kansen zijn voor SROI (social return on investment). SROI is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Wanneer een opdrachtnemer een opdracht gegund heeft gekregen vanuit de gemeente, met een SROI-verplichting, praten we over hoe we dit gaan invullen.

Betrekken medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
Als werkgever willen wij het goede voorbeeld geven zien over wat wij aan werkgevers in Zaanstad vragen. Dit komt onder andere naar voren in ons wervings- en personeelsbeleid dat gericht is op diversiteit en inclusiviteit. We hebben oog voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en vinden het belangrijk om mensen werkervaring op te laten doen in brede zin van het woord.

Vormgeven Zaans werken
We doen steeds meer ervaring op met hybride werken: samenwerken vanuit huis, op locaties in de stad en digitaal. De flexibiliteit van hybride werken helpt ons ook in onze organisatieontwikkeling om opgave-, gebieds- en procesgerichter te werken.
Onze visie op werken biedt daarvoor een basis. De kantooromgeving is steeds meer de plek voor ontmoeten, verbinden en brainstormen. We verkennen en experimenteren welke middelen en faciliteiten het hybride werken het beste ondersteunen. We kijken goed wat de behoefte is en sluiten daar zo goed mogelijk op aan.
In 2025:

• blijven we werken aan een optimale hybride werkomgeving;
• gaan we aan de slag met de uitkomsten van de experimenteel ingerichte werkhuizen. Deze zijn ingericht volgens het nieuwe werkconcept voor het opgave gericht werken ;
• starten we met het aanpassen van stadhuis, op basis van de uitkomsten van het experiment en gesprekken met leidinggevenden. De verwachting is dat dit project doorloopt tot 2026;
• evalueren we de pilot ‘werken in het buitenland’ en komt er definitief beleid over dit onderwerp;
• rollen we de  thuiswerk faciliteitenregeling uit. Deze regeling gaat over het inrichten van een Arbo-verantwoorde werkplek qua meubilair, zoals een bureau en een bureaustoel.